Planejamento, Controle e Reports em Suprimentos/Compras

Como as áreas de Procurement se organizam hoje: gerência de compras (diretos, indiretos, corporativos, produtivos, técnicas, etc) e só. No máximo para aquelas cujo escopo (leia-se Spending) é maior há subdivisões entre algumas outras lideranças (Coordenações, Supervisões, etc). A tarefa de montar relatórios, estabelecer controles e processos, medir e comunicar resultados cabe a cada um dos gestores a frente de suas equipes. Resultado: visões não padronizadas, premissas divergentes, falta de confiança no que está sendo mostrado e em escala mais séria premiações, bônus e outras benesses sendo conferidas com base frágil.

Assim como as principais Diretorias de uma empresa, Compras deveria ter uma equipe focada em:

• Apoiar Compradores: é muito comum negociar sem saber qual a evolução de gastos, preço, condições comerciais e Share interno de fornecedores. Isto deveria ser mandatório para qualquer negociação.
• apoiar a Diretoria: outro fato é corriqueiro é líderes planejarem sem nem mesmo saber ao certo a performance de cada um dos seus comandados e este é um efeito dominó porque o Diretor não sabe do Gerente que não sabe do Comprador. Uma área com a função de gerar relatórios e planejar deveria ser a mentora para tal;
• ser a “guardiã” da informação: a centralização da extração, tratamento, categorização, normatização e automatização de bases de dados traz ganho gigante em unificar premissas e visões forçando a todos trabalharem sob a mesma base metodológica e de procedimento.
• promover ganho operacional: é fundamental que uma equipe de planejamento tenha recursos com perfis técnicos para tratar dados (Access, SQL Server, MySQL, etc), implementar KPIs e modelar Dashboards sendo a autoridade em escolher as ferramentas e plataformas que melhor atendem aos anseios do Departamento. A retirada da operação secundária (e desnecessária) dos negociadores ajuda-os focar no core de sua função, além de propiciar um tempo para especialização no mercado que realizar Compras;

A ideia que precisa ser promovida talvez nem seja a de conscientização de lideranças uma vez que em um mercado tão feroz e global como se apresenta na atualidade é difícil crer que não exista um profissional que não dê o valor a informações imediatas e relevantes. A solução é a ruptura com o modelo atual, inconformidade com o status quo e coragem para assumir um “custo” que por vezes é visto como luxo.

A solução a seguir é a síntese final do que uma área de Planejamento, Controle e Report pode oferecer como produto principal:

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